HMS i borettslag: dette må styret dokumentere

DRAFT. Pillar 3 fra SEO-KALENDER.md. Sjekket mot internkontrollforskriften (FOR-1996-12-06-1127) per Lovdata-snapshot mai 2026. Kryssjekkes i fase 5.

E-posten kom på en tirsdag. «Vi gjennomfører tilsyn i området fra mandag. Vi vil gjerne se rutinene deres for internkontroll.» Styrelederen hadde ingenting å vise, og hadde aldri tenkt på det. Først nå skjønte han at borettslag faktisk er pålagt slikt arbeid, til tross for at de ikke har ansatte.

Det er den scenarien tre fjerdedeler av norske borettslag og sameier står utsatt for. Heldigvis er kravet mindre komplisert enn det høres ut. Slik dekker styret det.

Hva loven faktisk sier

Internkontrollforskriften gjelder for virksomheter som er omfattet av en rekke nevnte lover, blant annet brann- og eksplosjonsvernloven og el-tilsynsloven. Et borettslag eller sameie regnes som virksomhet i denne forstand, også når det ikke har ansatte. Dette er ikke en juridisk teknikalitet, men en praksis fastslått av Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB).

Dette overrasker mange styrer. Spørsmålet kommer ofte i samme form: «Vi er jo bare et lite borettslag, gjelder det virkelig oss?» Svaret er ja, men omfanget skal stå i forhold til virksomhetens størrelse og risiko. Et lite boligselskap uten ansatte trenger ingen HR-avdeling, bare dokumenterte rutiner for de risikoene som faktisk finnes i bygningen.

Har dere ansatt vaktmester eller annen fast person, slår arbeidsmiljøloven inn i tillegg. Da gjelder krav om arbeidsavtale, opplæring, vernerunder og melding av yrkesskader, som internkontrollforskriften alene ikke dekker. De fleste små lag uten ansatte slipper denne kompleksiteten.

§ 5 punkt for punkt

Forskriftens § 5 lister åtte punkter. Punkt 1 til 3 er kvalitative og kan oppfylles med en kort tekst i håndboken: kjenne lovverket, sette mål, ha tilstrekkelig kunnskap. Punkt 4 til 8 krever konkrete papirer.

§ 5 nr. 4: fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet. Hva er målene for HMS-arbeidet i selskapet? Tradisjonelt nevnes brannsikkerhet, sikker bygning, tilfredsstillende uteområde, ryddige fellesarealer. Skriftlig.

§ 5 nr. 5: ha oversikt over virksomhetens organisasjon. Hvem i styret har HMS-ansvar? Hvem følger opp brannkontroll, og hvem håndterer avvik? Det skal stå skriftlig hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt.

§ 5 nr. 6: kartlegge farer og problemer, vurdere risiko, og lage planer for å redusere risiko. En oversikt over hva som kan gå galt, sannsynligheten for at det skjer, og konsekvensen hvis det skjer. Vanligvis i form av en risikomatrise med tilhørende handlingsplan. Skriftlig og oppdatert.

§ 5 nr. 7: iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser. Det er her avviksloggen kommer inn. Beboere må kunne melde inn ting som ikke fungerer, og styret må følge dem opp. Skriftlig.

§ 5 nr. 8: foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen. En årlig gjennomgang der dere ser om rutinene faktisk virker, og oppdaterer det som ikke gjør det. Skriftlig.

Det er disse fem punktene et tilsyn ser etter. Hvis dere har alt skriftlig og kan vise det fram, har dere oppfylt formkravet. Innholdet kan alltid forbedres, men det skriftlige er minimumsnivået.

De fire sjekklistene

Risiko i et boligselskap fordeler seg på fire områder, og hvert område trenger sin egen sjekkliste.

Brann er det første. Røykvarslere, brannslukkere, rømningsveier og brannseksjonering. Egenkontroll månedlig eller kvartalsvis, fagkontroll årlig av sertifisert kontrollør.

El-anlegg er det andre. Sikringsskap, jording og kursfordeling. Egenkontroll begrenser seg til å se etter åpenbare feil: varme sikringsskap, brente luktstoffer, synlige skader. Fagkontroll fra el-takstmann eller installatør med jevne intervaller, typisk hvert 5. år.

Bygning og fellesareal er det tredje. Trapper, ledere, gelendre, glatte gulv, lyssetting og generelle skadepunkter. Egenkontroll halvårlig.

Uteområde og lekeplass er det fjerde. Lekeapparater, fallunderlag, snørydding, isfri inngang og belysning. Egenkontroll kvartalsvis. Lekeapparater skal i tillegg ha årlig fagkontroll.

Sjekklistene trenger ikke være kompliserte. 10 til 15 punkter per område, der styret krysser av etter inspeksjon, er nok for et lite boligselskap.

Risikokartlegging i praksis

Risikomatrisen er måten å gjøre dette håndterlig på. Akse 1 er sannsynlighet (sjelden, mulig, ofte), akse 2 er konsekvens (liten, moderat, stor). Hvert risiko-element plasseres i en av rutene, og dere bruker tiden deres på de som havner i øvre høyre kvadrant.

For et typisk boligselskap havner brann i fellesareal, defekte røykvarslere og isfri inngang vinterstid i høy-risiko-feltet. Lekkasje fra rør, glatte trapper og dårlig belysning er moderat risiko. Kosmetiske skader, smussede vinduer og slitt maling er lav risiko.

Å gjøre denne øvelsen tar én kveld for et lite styre. Den skal oppdateres minst årlig, eller når noe vesentlig endrer seg i bygningen.

Avviksloggen folk hopper over

§ 5 nr. 7 er det punktet flest styrer glemmer. En avvikslogg er ikke noe komplisert. Det er en oversikt over hva som ikke har gått som det skulle, hva som ble gjort med det, og når det ble lukket.

Et avvik kan være en brannslukker som var ute av dato og ble byttet. Eller en rømningsvei som var blokkert og ble ryddet. Eller en beboerklage på glatt trapp som ble strødd samme dag.

Loggen er evidens for at HMS-systemet virker i praksis. Hvis tilsynet finner ut at avviksloggen er tom, tolker de det vanligvis som at ingen rapporterer, ikke som at alt går knirkefritt.

Hva et tilsyn faktisk ser etter

Realistisk forventning: et tilsyn fra DSB, lokalt brannvesen eller Arbeidstilsynet bruker typisk 1 til 2 timer. De ber om å se håndboken med rutinene, risikokartleggingen, de fire sjekklistene med utfylte runder, avviksloggen, dokumentasjon på siste fagkontroll av brann og el-anlegg, og den årlige gjennomgangen i styreprotokollen.

Hvis dere kan vise det fram, er tilsynet vanligvis fornøyd. Det dreier seg ikke om at innholdet er perfekt, men om at systemet finnes og brukes.

En vanlig misforståelse

Mange tror at internkontrollsystemet pålegger styret ansvar for alle fremtidige ulykker, men det er ikke riktig. Det dere bygger opp beskytter dere mot anklager om at styret ikke har gjort jobben sin. Hvis en beboer faller på en glatt trapp og dere kan vise at trappa ble strødd i henhold til planen samme dag, har dere oppfylt aktsomhetsplikten. Det er det hele systemet er der for: å vise at dere har tenkt over risikoen og handlet på den.

Tidsbruk

Første gang dere setter opp systemet fra null, regn med 8 til 15 timer fordelt over et par måneder. Mesteparten av tiden går til å skrive rutinene og første runde med sjekklister. Etter det blir den årlige driften betydelig lettere. Sjekklistene tar 30 til 60 minutter per inspeksjon, og den årlige gjennomgangen tar et helt styremøte.

Hvis du vil ha det ferdig

Bovenn HMS er strukturert nøyaktig etter de fem punktene i § 5. HMS-håndbok, risikokartlegging med automatisk matrise, fire sjekklister, avvikslogg med telling av åpne avvik, og en årlig gjennomgang. Det er ingen magisk knapp som fyller ut alt for deg, og du må tilpasse til ditt selskap. Men strukturen er ferdig, og det er den jobben som tar lengst tid å gjøre selv.