Likviditetsplanlegging i borettslag: slik unngår du spesialinnkreving

Styret i Nordmarka borettslag vedtok budsjettet i mars. Inntektene dekket kostnadene, revisor hadde ingen merknader, og ingen så noen grunn til uro.

I november manglet det 180 000 kroner på konto da forsikringspremien og fjerde termin kommunale avgifter forfalt samme uke.

Ingenting i budsjettet var feil. Problemet var at budsjettet svarer på et annet spørsmål enn det styret trodde.

Balanse og likviditet er to ulike ting

Et driftsbudsjett viser om inntektene dekker kostnadene over et år. Likviditet viser om pengene faktisk står på konto den dagen en regning forfaller.

Et borettslag kan ha perfekt balanse og likevel gå tom i november. Felleskostnadene kommer inn med like store beløp hver måned, mens utgiftene kommer i rykk og napp. Forsikring én gang i året. Kommunale avgifter i terminer. Vedlikehold når håndverkeren har ledig kapasitet, ikke når det passer kontoen.

God likviditet i borettslag handler derfor ikke om å budsjettere mer nøyaktig. Det handler om å vite når pengene går ut.

Forskjellen er lett å overse fordi årsregnskapet er det eneste tallmaterialet mange styrer får presentert, og det er satt opp for å vise resultat over et helt år framfor bevegelsen på konto fra måned til måned.

Styrets viktigste håndtak

Burettslagslova § 5-19 tredje ledd gir styret myndigheten direkte:

«Styret skal fastsetje kor mykje kvar andelseigar skal betale kvar månad til dekning av felleskostnadene.»

Det er styret som setter beløpet, ikke generalforsamlingen. Det betyr at styret kan justere felleskostnadene når likviditeten krever det, uten å kalle inn til møte.

Myndigheten er samtidig en plikt, i den forstand at et styre som ser at likviditeten i borettslaget ikke holder, og likevel lar felleskostnadene stå urørt, har tatt en beslutning selv om det ikke ble ført noe vedtak.

Den myndigheten brukes for sjelden. Mange styrer lar felleskostnadene stå urørt i årevis fordi en økning er ubehagelig å forklare, og ender i stedet med spesialinnkreving når kontoen er tom. En spesialinnkreving på 8 000 kroner treffer beboerne hardere enn 300 kroner mer i måneden gjennom to år.

De fire postene som tømmer kontoen

Avdrag på fellesgjeld. Avdrag er ikke en kostnad i regnskapet, men pengene forsvinner fra konto. Et lag med 12 millioner i fellesgjeld og 25 års nedbetaling betaler rundt 40 000 kroner i måneden i avdrag alene, i tillegg til rentene. Dette er den vanligste grunnen til at et budsjett i balanse gir negativ kontantstrøm.

Kommunale avgifter i terminer. De fleste kommuner fakturerer to eller fire ganger i året. Fire terminer på 95 000 kroner er ikke det samme for kontoen som 31 700 kroner i måneden.

Vedlikehold som ikke fordeler seg jevnt. Taket koster det samme uansett hvilken måned det skiftes, men kontoen merker forskjellen. Vi har skrevet om hvordan avsetningen bør beregnes i Avsetning til vedlikeholdsfondet.

Restanser. Én andelseier som slutter å betale koster laget hele felleskostnaden sin, 4 100 kroner i måneden i eksempellaget lenger nede. Etter et halvår er det 24 600 kroner som aldri kom inn.

Restanser har en øvre grense du bør kjenne

Laget har panterett i andelen for ubetalte felleskostnader, og den går foran alle andre heftelser. Det står i burettslagslova § 5-20.

Men panteretten er begrenset:

«Pantekravet kan ikkje vere større enn ein sum som svarar til to gonger grunnsummen i folketrygda.»

Med et grunnbeløp på 136 549 kroner er taket 273 098 kroner. Over det beløpet står laget bakerst i køen sammen med usikrede kreditorer.

Det høres romslig ut. Det er det ikke nødvendigvis, hvis restansen får ligge. Et lag med høye felleskostnader og en andelseier som ikke betaler på tre år, nærmer seg taket. Poenget for likviditetsplanen er enkelt: restanser skal følges opp fra måned to, ikke fra måned tolv.

Slik ser planen ut i praksis

Nordmarka har 24 enheter og krever inn 4 100 kroner per enhet per måned, altså 98 400 kroner inn hver måned.

Post	Årlig	Når det forfaller
Renter og avdrag	612 000	månedlig
Kommunale avgifter	380 000	4 terminer
Forsikring	96 000	november
Strøm fellesareal	84 000	månedlig, sesongvariert
Vaktmester og renhold	132 000	månedlig
Vedlikehold	240 000	planlagt til mai og september
Forretningsfører og revisor	78 000	to ganger i året
Sum	1 622 000

Inntektene er 1 180 800 kroner. Laget bruker altså mer enn det krever inn, og dekker differansen fra oppsparte midler. Det kan være helt riktig hvis fondet er bygget opp til nettopp dette. Det er alvorlig hvis ingen har regnet på hvor lenge det holder.

Differansen er 441 200 kroner i året. Skal innbetalingene alene dekke det som faktisk går ut av konto, må felleskostnadene opp fra 4 100 til rundt 5 630 kroner per enhet i måneden, og det er et tall styret bør kjenne før noen andre regner det ut.

Selve arbeidet med likviditet i borettslag er mindre komplisert enn folk tror, og krever verken regnskapsutdanning eller nytt system, bare at postene fordeles på riktig måned framfor å deles på tolv.

Sett opp de tolv månedene i en kolonne hver, med inngående saldo, innbetalinger, utbetalinger og utgående saldo. Da ser du hvilken måned saldoen bunner ut. For Nordmarka er det november, med minus 180 000 kroner.

Når du ser bunnen, kan du gjøre noe med den. Flytte vedlikeholdet fra september til februar. Be kommunen om månedlig fakturering. Justere felleskostnadene fra 1. januar.

Hvor stor buffer trenger dere

En vanlig tommelfingerregel er tre måneders driftskostnader på konto til enhver tid. For Nordmarka blir det rundt 405 000 kroner.

Regelen er grov, og den bommer i to retninger fordi den ser på kostnadsnivået alene og ikke på hvor ujevnt kostnadene faktisk fordeler seg gjennom året. Et lag uten fellesgjeld og med nytt tak klarer seg med mindre. Et lag med stor fellesgjeld, gammel bygningsmasse og to kjente restanser bør ha mer.

Bedre spørsmål enn «hvor mye bør vi ha» er «hva er den laveste saldoen vår i løpet av året, og tåler vi at en uforutsett regning på 150 000 kommer akkurat da».

Når styret må til generalforsamlingen

Styret kan justere felleskostnadene alene. Låneopptak er noe annet.

Etter burettslagslova § 8-9 kan ikke styret uten samtykke fra generalforsamlingen med minst to tredjedels flertall vedta å ta opp lån som skal sikres med pant med prioritet foran innskuddene. Det samme gjelder ombygging og påbygging som går ut over vanlig forvaltning og vedlikehold.

I praksis betyr det at et likviditetsproblem som må løses med lån, tar minst åtte dager fra innkalling til vedtak, jf. § 7-6. Oppdages problemet i november, er lånet tidligst på plass i desember.

Det er nok et argument for å se tolv måneder fram, ikke tre.

Et styre som har oversikt over likviditet i borettslaget sitt tolv måneder fram, oppdager problemet i mars og har da både tid til å flytte vedlikehold, justere felleskostnadene fra nyttår, og eventuelt forberede en sak til generalforsamlingen i god tid.

Hvis du vil ha modellen ferdig

Bovenn Økonomi har likviditetsplanen bygget inn ved siden av driftsbudsjettet, med de tolv månedene satt opp og bunnpunktet markert automatisk. Fordelingen av felleskostnader på den enkelte enhet er beskrevet i Fellesutgifter: hvordan beregne og fordele riktig.