Nytt styremedlem i borettslag: din 30-dagers plan

Du sa ja på årsmøtet i går. Kanskje var det fordi ingen andre ville. Kanskje fordi du har et engasjement for huset. Uansett: nå sitter du med ansvaret, og du lurer på hvordan i alle dager du skal komme i gang.

Den gode nyheten er at jobben er gjørbar. Et selvstyrt borettslag eller sameie krever ikke at du er jurist eller revisor. Det krever at du gjør ting i riktig rekkefølge, og at du dokumenterer det du gjør. Denne planen viser deg hvordan, fordelt over 30 dager.

Hva sa du ja til, juridisk sett

Borettslagsloven § 8-8 og eierseksjonsloven § 57 lister styrets oppgaver i klartekst. Styret skal lede virksomheten i laget i samsvar med lov, vedtekter og vedtak fra generalforsamlingen eller årsmøtet, og sørge for forsvarlig vedlikehold og drift av eiendommen. Du har personlig ansvar for at dette skjer, sammen med de andre i styret.

Ansvaret er solidarisk. Det betyr at hele styret kan bli holdt ansvarlig hvis noe går galt, selv om bare ett medlem var den som tok beslutningen. Du har samtidig vidstrakt beskyttelse så lenge du opptrer aktsomt og bygger på riktig grunnlag. Du skal ikke være redd, men du skal være ordentlig.

To viktige avgrensninger:

For det første er styret ikke ansvarlig for boenes egne forhold. Beboeren som klager over naboens støy, må først løse det selv. Styret kobles inn først ved gjentakelse eller når det rammer fellesskapet.

For det andre er styret ikke en domstol. Konflikter mellom andelseiere eller seksjonseiere skal styret håndtere ryddig, men ikke avgjøre som rettsinstans.

Uke 1: hent dokumentene

Det første du må gjøre er å få fysisk eller digital tilgang til styrets dokumenter. Ring eller skriv til avtroppende styreleder samme uke som du ble valgt. Be om følgende:

• Siste tre års regnskap og budsjett
• Den gjeldende vedlikeholdsplanen
• HMS-håndboken med risikokartlegging og avvikslogg
• Forsikringspolisen og kvittering for forrige betaling
• Avtaler med faste leverandører: vaktmester, snørydding, forretningsfører (om dere har en), heisservice, brannvernkontroll
• Møteprotokoller fra siste 12 styremøter
• Generalforsamlings- eller årsmøteprotokollen fra i går

Hvis avtroppende styre har holdt orden, er dette en e-post-utveksling på en time. Hvis det er rotete, er dette første gangen du oppdager omfanget av jobben som ligger foran. Begge utfall er nyttig informasjon.

Lag en mappe lokalt eller i skyen der alt samles. Strukturen kan være enkel: én undermappe per kategori (økonomi, vedlikehold, HMS, avtaler, protokoller). Det høres trivielt ut, men styrer som ikke har dette, bruker timer på leting hver gang en kunde, leverandør eller banken spør om noe.

Uke 2 og 3: gjør deg kjent med tallene

Sett av en kveld til økonomien. Du trenger ikke forstå regnskap som en revisor, men du må ha en grov mental modell:

• Hvor stort er årsbudsjettet?
• Hva er de fem største kostnadene?
• Hvor mye står på vedlikeholdsfondet, og hvor mye legges til hvert år?
• Har laget fellesgjeld? Hvor mye, og når forfaller den?
• Hva er likviditeten i dag, altså hva er det reelle saldoen på driftskontoen?

Stiller du disse fem spørsmålene og får svar fra avtroppende styreleder, har du grunnlaget for å lese resten av materialet selv.

Sett av en kveld til vedlikeholdsplanen. Den skal vise hvilke tiltak laget har foran seg de neste 10 årene og hva de koster. Hvis planen ikke finnes eller er fra 2015, har dere en jobb. Å mangle plan er ikke ulovlig i seg selv, men budsjettarbeidet blir da gjetting.

Sett av en kveld til leverandøravtaler. Hver avtale skal du kunne svare på: hva koster den, hva er løpetiden, og når er oppsigelsesfristen? Mange styrer oppdager at de betaler for tjenester de ikke trenger, eller at en avtale er fornyet automatisk uten gjennomgang i to-tre år.

Måned 1: konstituering og første styremøte

Den første formelle handlingen for et nyvalgt styre er konstituering. Styret velger blant seg selv hvem som skal være leder, kasserer og sekretær. Dette skjer på det første styremøtet, ikke på generalforsamlingen eller årsmøtet.

For borettslag er fremgangsmåten forankret i borettslagsloven §§ 8-1 og 8-2: laget skal ha et styre med minst tre medlemmer, og generalforsamlingen velger styreleder særskilt. For sameier finner du tilsvarende i eierseksjonsloven §§ 54 og 55, der årsmøtet velger styreleder særskilt med vanlig flertall. Begge lover gir styret stor frihet til å organisere arbeidet internt, så lenge kravene til styresammensetning og lederrolle følges.

På samme første møte bør dere avtale praktiske rutiner:

• Møtefrekvens. Et lite lag klarer seg ofte med fire styremøter i året. Større lag eller lag med mange aktive saker trenger månedlige møter.
• Hvem skriver protokoll og hvor lagres den
• Hvordan saker fra beboere kommer inn til styret, og hvor raskt dere svarer
• Beslutningsterskel: hvilke saker krever styremøte, og hvilke kan styreleder ta selv

Protokoller skal være kortfattede, men de skal finnes. En setning per beslutning er nok. Det viktige er at det fremgår hvilke saker som ble diskutert, hva som ble vedtatt, og hvem som stemte hva ved uenighet.

Resten av første halvår: bygg årshjul og rutiner

Etter konstitueringen begynner det egentlige styrearbeidet. Et godt år har faste rytmer:

• Vår: forberede vedlikeholdstiltak før sesongen, sjekke fellesarealer og uteområder
• Sommer: gjennomføre planlagte vedlikeholdsprosjekter
• Høst: budsjett for neste år, oppdatere vedlikeholdsplan, gjennomføre HMS-vandring
• Vinter: forberede generalforsamling eller årsmøte, ferdigstille årsregnskap

Et årshjul er ikke en lovpliktig dokumentasjon, men en organisatorisk vane. Styret som har et årshjul, jobber forutsigbart. Styret uten et årshjul jobber reaktivt, og bruker dobbelt så mye tid på saker som dukker opp som overraskelser.

Du må også sette deg inn i HMS-arbeidet. Internkontrollforskriften § 5 krever skriftlige rutiner for risikokartlegging, avvikshåndtering, brannvern og el-sikkerhet. Mange tror dette kun gjelder næringsvirksomhet med ansatte, men borettslag og sameier omfattes som virksomhet etter forskriften, og tilsyn fra DSB eller brannvesenet skal finne dokumentasjonen.

Fem vanlige feil førsteårsstyrer gjør

Erfarne forretningsførere og revisorer ser de samme feilene år etter år. Disse er verdt å unngå:

Glemmer å lese vedtektene. Vedtektene er lagets interne lov og kan kreve ting som ikke står i borettslagsloven eller eierseksjonsloven. Hvor mange styremedlemmer dere skal være, hvilke saker som krever kvalifisert flertall, hvilke kostnader som dekkes av fellesutgiftene. Les igjennom hele dokumentet før første styremøte.

Tar muntlige beslutninger uten å protokollføre. En vedtak som ikke finnes i en protokoll, er praktisk talt ikke fattet. Senere uenighet vil ende i diskusjon om hva som ble sagt, ikke hva som ble bestemt.

Bruker fellesutgifter til ting som ikke har hjemmel. Hva som dekkes av fellesutgiftene står i vedtektene. Et nytt styre som starter å betale ut for ting som ligger utenfor vedtektene, åpner for at andelseiere eller seksjonseiere kan kreve tilbakebetaling.

Underskriver avtaler uten styrevedtak. Styreleder kan signere på vegne av laget, men kun for saker styret har bestemt. En avtale signert uten styrevedtak kan utfordres som ugyldig.

Glemmer forsikringen. Bygningsforsikring som ikke blir fornyet ved forfall er den ene feilen som kan ramme alle beboere økonomisk hvis noe skjer. Sjekk dato i uke 1.

Verktøy som gjør jobben enklere

Du kan bygge alt fra bunnen av: regneark for budsjett, Word-dokumenter for protokoll, kalkulator for fordelinger. Det fungerer, men tar tid. Mange velger ferdige maler i stedet.

Bovenn Styre er bygget nettopp for dette. Pakken inneholder protokollmaler, oppgavelogg, leverandøroversikt, årshjul-mal og en strukturert overlevering til neste styre. Den koster 399 kroner og er ditt eierskap fra dag én, ikke et abonnement.

Hvis du vil ha hele verktøykassen, finnes Bovenn Komplett som dekker økonomi, årsmøte, styre og HMS i én pakke for 999 kroner. Det er det de fleste nye styrer ender med uansett, fordi de fire områdene henger sammen.

Begge pakkene er bygget på lovverket og oppdateres når lovene endres. Du kan begynne i dag og være ferdig med oppsettet av rutinene før din uke 4 er omme.