Risikokartlegging i praksis: 10 punkter for et lite borettslag

Mange styrer overser risikokartleggingen fordi de ser for seg et 50-siders dokument fra en HMS-konsulent. Den oppfatningen står ofte i veien for å komme i gang. Den faktiske jobben er enklere. Styret bruker en kveld, går gjennom ti konkrete spørsmål om bygget og fellesarealene, og skriver ned svarene. Det er hele kartleggingen.

Denne artikkelen gir deg ti-spørsmål-listen, prioritering av hver risiko, og hva som er normale tiltak for hver. Sett av én kveld, og jobb gjennom dem med styret samlet rundt et bord.

Hva loven krever

Internkontrollforskriften § 5 nr. 6 sier at virksomheten skal «kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene».

Tre presiseringer:

For det første gjelder kravet «virksomheter». Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap har slått fast at borettslag og sameier er omfattet som virksomhet, også uten ansatte. Det er ikke noe skjønn her.

For det andre står det ingenting i forskriften om format. Du trenger ikke et bestemt skjema. Et regneark eller et Word-dokument med en liste over risikoer, vurderinger og tiltak er nok så lenge det er skriftlig.

For det tredje er omfanget proporsjonalt. Et lite borettslag uten ansatte, uten spesielle risikofaktorer, og uten store felles installasjoner, trenger en kort kartlegging. Et større lag med svømmebasseng, parkeringskjeller og industriell heis trenger mer.

Slik gjennomfører dere kartleggingen

Praktisk fremgangsmåte for kveldsmøtet:

1. Samle styret. Minst 2-3 personer som kjenner bygget. Sett av to timer.
2. Gå gjennom de 10 punktene under ett etter ett. For hvert spørsmål: er det en relevant risiko i vårt lag? Hvis ja, hvor høy?
3. Skriv kort. En setning per punkt holder. «Brann i fellesarealer: middels risiko, brannvarslingsanlegg fra 2018 ble kontrollert i januar, slukkemateriell på alle etasjer, tiltak: rutinemessig egenkontroll annenhver måned.»
4. Lagre dokumentet. Den er nå risikokartleggingen. Sett dato og signatur på den, og legg den i HMS-håndboken.

Det er ikke teknisk komplisert. Det er en strukturert samtale styret har om hva som kan gå galt.

De 10 punktene

For hver risiko er det angitt et typisk risikonivå for et vanlig borettslag eller sameie. Husk at dette er utgangspunkt, ikke fasit. Tilpass etter deres bygg.

Nivåene i listen under er satt med den matrisen et tilsyn forventer å se: sannsynligheten fra 1 til 3 ganget med konsekvensen fra 1 til 3, som gir et risikotall mellom 1 og 9. Er tallet 6 eller mer, er risikoen høy, og ligger det på 3 eller 4, er den middels, mens alt under det regnes som lav. Brann i fellesarealer får sannsynlighet 2 og konsekvens 3 og havner dermed på 6, og det er grunnen til at punktet står som høy risiko i listen. El-sikkerhet i fellesarealer ligger på 2 og 2 og havner på 4, som er middels og skal ha et tiltak i handlingsplanen.

1. Brann i fellesarealer

Risiko: høy. Konsekvensene ved brann er ekstreme, både materielt og personlig. Brann i fellesarealer kan spre seg raskt mellom leiligheter.

Vanlige tiltak: røykvarslere og slukkemateriell på alle etasjer, kontroll av brannvarslingsanlegg årlig, rømningsveier ryddige til enhver tid, brannvernrutiner skriftlig, beboerinformasjon om hva man skal gjøre ved brann.

2. El-sikkerhet i fellesarealer

Risiko: middels. Eldre bygg har ofte gamle anlegg som ikke møter dagens forskriftskrav, særlig sikringsskap, ladeuttak og belysning i fellesarealer.

Vanlige tiltak: kontroll av autorisert elektriker hvert 5. år, mer ofte ved bekymringer, dokumentasjon av kontrollen i HMS-håndboken, etterlevelse av eventuelle pålegg om utbedring.

3. Innendørs vannskader

Risiko: middels-høy. Lekkasjer fra felles rør, varmtvannsberedere, eller skader fra naboleiligheter kan ramme flere enheter samtidig.

Vanlige tiltak: oversikt over felles rør og avstengningsventiler, periodisk kontroll av rør i fellesarealer, opplæring av styret i hvor avstengningskranene er, og prosedyre ved akutt lekkasje.

4. Utendørs vannskader

Risiko: høy for bygg over 30 år. Taklekkasjer, dårlig drenering rundt grunnmuren, og frostsprengning i takrenner er de tre vanligste kildene.

Vanlige tiltak: visuell inspeksjon av tak vår og høst, vurdering av takfornying inn i vedlikeholdsplanen, sjekk av takrenner og nedløpsrør hver høst, drenering rundt grunnmuren.

5. Glatte gulv og fall i fellesarealer

Risiko: middels. Fall i trappeoppganger, glatte gulv etter vask, og dårlig belysning er typiske årsaker. Eldre beboere er særlig sårbare.

Vanlige tiltak: anti-slip-belegg på trappetrinn, godt vedlikeholdt belysning, gelendere som er forskriftsmessige, vasking utenfor høytrafikkperioder eller tydelig skilting når gulvet er vått.

6. Snø og is på utearealer

Risiko: høy om vinteren. Selv om sneservice er kontraktsregulert, har styret et selvstendig ansvar for at strøing og rydding faktisk skjer. Personskade på gjest eller postbud kan gi erstatningsansvar.

Vanlige tiltak: tydelig kontrakt med snørydder om responstid og terskel, eget lager av strøsand som beboere kan bruke ved akutt glatte forhold, rutine for visuell kontroll om morgenen.

7. Lekeplass og uteområde

Risiko: middels hvis lekeplass finnes, lav uten. Forskrift om sikkerhet ved lekeplassutstyr stiller spesifikke krav. Eldre lekeapparater oppfyller ikke alltid dagens normer.

Vanlige tiltak: årlig visuell kontroll av apparatene, sertifisert hovedkontroll hvert 3. år, fjerning av defekt utstyr, fast underlag (sand, gummi eller bark) under apparatene, dokumentasjon i HMS-håndboken.

8. Asbest og PCB i eldre bygg

Risiko: lav i daglig drift, høy ved oppussing. Bygg fra før 1980 kan inneholde asbest i isolasjon, takpapp og fugemasse. PCB finnes i lim, maling og vinduer fra samme periode. Risikoen oppstår når materialene rives eller bores i.

Vanlige tiltak: dokumentasjon av hva som er sjekket eller fjernet (om noen kartlegging er gjort tidligere), informasjon til håndverkere som skal jobbe i bygget om mulig forekomst, krav om at riving og avhending håndteres av sertifiserte firmaer.

9. Innbrudd og personsikkerhet

Risiko: middels. Felles inngangsdører, sykkelboder og bodområder er typiske svake punkter. I bygg uten skikkelig adgangskontroll kommer fremmede inn lett.

Vanlige tiltak: kodelås eller nøkkelbrikker på fellesinngangen, periodisk kontroll av at dørpumper og lukkere fungerer, belysning på utearealer, beboerinformasjon om å ikke holde døren åpen for fremmede.

10. Heis og tekniske installasjoner

Risiko: middels. Heisstans medfører ulempe heller enn fare hvis serviceavtalen er på plass. Aldring av styringssystem, dørsegmenter og taustrenger gir gradvis økt risiko.

Vanlige tiltak: serviceavtale med 24-timers utrykning, dokumenterte periodiske kontroller, oppmøte for funksjonstest fra styret en gang i året, plan for utskifting av kritiske komponenter ved kjent levetid.

Hva som skjer etter kartleggingen

Risikokartleggingen er steg én. Steg to er handlingsplanen. For hver risiko som er over «lav», skriv inn:

• Hvilket tiltak skal gjøres
• Hvem som er ansvarlig
• Når det skal være ferdig
• Når det skal evalueres

For tiltak som allerede er på plass (f.eks. brannkontroll), er handlingsplanen «opprettholdes». For tiltak som mangler, settes det en dato.

Internkontrollforskriften § 5 nr. 7 og nr. 8 krever at virksomheten iverksetter rutiner for å avdekke og rette opp brudd, samt foretar systematisk overvåkning. I praksis betyr det at risikokartleggingen og handlingsplanen oppdateres årlig, og at avvik logges når noe skjer (innbrudd, lekkasje, tilløp til brann).

Verktøy som strukturerer arbeidet

Bovenn HMS inneholder en risikokartlegging og handlingsplan i Excel som matcher denne metoden: én rad per risikopunkt, prioritering, tiltak, ansvarlig og frist. Den er ferdig oppsatt med eksempelutfylling, slik at dere ikke trenger å starte på blankt ark.

Pakken koster 399 kroner og dekker det resten av HMS-arbeidet trenger: HMS-håndbok-mal, rutiner, sjekklister for egenkontroll, avvikslogg, årshjul og brannkontrollskjema. Du eier filene og kan tilpasse dem til byggets situasjon.