Slik lager du vedlikeholdsplan for borettslag og sameier

På forrige generalforsamling kom spørsmålet. En andelseier ville vite hvorfor felleskostnadene måtte opp seks prosent. Styret svarte at bygget er gammelt og må vedlikeholdes. Da spurte vedkommende hva som faktisk skal gjøres, og når. Da var det stille.

Det er den situasjonen mange styrer havner i før de skjønner at de trenger en vedlikeholdsplan. Helst ikke uken før neste møte.

Hva det faktisk er

Begrepet blandes ofte med tilstandsrapport, og de to har lite til felles. En tilstandsrapport er en bygningsfaglig gjennomgang av eiendommens fysiske kondisjon, gjort av en autorisert takstmann eller byggsakkyndig, som typisk koster 20 000 til 80 000 kroner avhengig av byggets størrelse og leveres som en rapport styret kan vise til.

Planen, derimot, er en styreoppgave. Den lister opp hvilke tiltak laget regner med å gjennomføre de neste årene, med planlagt år og estimert kostnad. Du trenger ingen autorisasjon for å lage den, bare et realistisk anslag på hva som kommer.

Mange små borettslag ender opp med å gjøre begge deler. Først en tilstandsrapport når noe konkret bekymrer, ofte tak eller rørstammer, og deretter en plan som tar inn det rapporten foreslo. Det er sjelden styret som lager rapporten, men det er nesten alltid styret som lager planen.

En profesjonell tilstandsrapport følger Norsk Standard NS 3424. Den bruker en tilstandsgrad-skala fra TG0 (uten avvik) til TG3 (alvorlige skader) og en tilsvarende konsekvensgrad KG0–KG3. Tiltak med TG3 og KG3 er det styret skal prioritere først. Vi bruker ikke denne skalaen i resten av artikkelen, men det er nyttig terminologi å kjenne hvis dere snakker med fagpersoner.

Er det lovpålagt?

Ikke direkte. Ingen paragraf i borettslagsloven eller eierseksjonsloven sier at det skal foreligge et slikt dokument av et bestemt format.

Det som er lovpålagt er styrets ansvar for at vedlikeholdet skjer. Borettslagsloven § 5-17 plasserer ansvaret for vedlikehold av eiendommen utenfor andelseiers ansvar (som beskrives i § 5-12) på laget selv. Det er styret som forvalter denne plikten i praksis. Eierseksjonslovens §§ 32 og 33 har tilsvarende rollefordeling for sameier: § 32 regulerer seksjonseiers vedlikeholdsplikt, § 33 sameiets ansvar for fellesarealer.

Loven krever altså at vedlikeholdet gjennomføres, ikke at det dokumenteres på en spesiell måte. Men en plan er det redskapet styret har for å vise generalforsamlingen, forsikringsselskapet og potensielle kjøpere at oppgaven håndteres systematisk. Det er også styrets eget sikkerhetsnett dersom noen senere skulle stille kritiske spørsmål.

To deler som hører sammen

En vedlikeholdsplan består av to ting:

Listen over forventede tiltak (med år og estimert kostnad), og beregningen av hvor mye som må settes av per år for å dekke disse tiltakene.

Mange stopper ved listen og kaller det en plan. Det er en ønskeliste. Avsetningsberegningen er det som gjør listen til et faktisk planleggingsverktøy.

Listen strekker seg vanligvis ti år fram. Du trenger ikke ha alt på plass, fordi uforutsette ting kommer uansett. De tingene som er sannsynlig (utskifting av tak om seks år, drenering om tre, fasademaling om to) bør være med.

En typisk tiltaksliste i et borettslag på tolv enheter kan se slik ut:

Tiltak	Bygningsdel	År	Estimert kostnad
Drenering rundt bygg	Grunn/drenering	2027	240 000 kr
Maling av fasade	Fasade	2028	320 000 kr
Asfaltering parkering	Utomhus	2030	160 000 kr
Utskifting av tak	Tak	2032	850 000 kr
Rehabilitering rørstammer	VVS/rør	2034	1 200 000 kr

Listen alene viser at det kommer en stor utgift om åtte år, og en større om åtte år til. Hvis pengene ikke finnes, må styret begynne forberedelsene nå. Ikke det året.

Hvorfor avsetningen er det egentlige arbeidet

Tiltakene over summerer til 2 770 000 kr over ti år. Delt på ti gir det 277 000 kr som grov årlig avsetning. Den beregningen er ikke god nok, og den feiler på to punkter.

Det første er inflasjon. Et tak som koster 850 000 kr i dag, kommer sannsynligvis til å koste rundt 1 100 000 kr i 2032 med tre prosent årlig prisvekst. Hvis styret regner i dagens kroner, vil avsetningen være underdimensjonert når regningen faktisk kommer.

Det andre er eksisterende fond. Hvis laget allerede har 500 000 kr på vedlikeholdsfondet, trengs det ikke å bygge opp 2 770 000 kr fra null. Det trengs å bygge opp differansen. Riktig nivå på den årlige avsetningen er det beløpet som gjør at fondet er positivt i hvert eneste år i planperioden, ikke bare ved slutten.

Mange velger en enklere tilnærming og setter en flat sats per enhet per år. 3 000 kr per enhet per år er en mye brukt tommelfingerregel. For et lag med tolv enheter blir det 36 000 kr i året, eller 360 000 kr over ti år. Det er en brøkdel av det planen over krever. Flat sats er bedre enn ingenting og holder for små lag med lite vedlikeholdsetterslep. For lag med større forestående tiltak holder den ikke.

Koblingen folk overser

Her er punktet de fleste malene der ute faller på. De viser tiltakene og kanskje avsetningen, men ikke hva som faktisk skjer på banken når regningene begynner å komme.

Et regneeksempel. Et lag som går omtrent break-even på driften (felleskostnader inn dekker drift ut) har 700 000 kr på vedlikeholdsfondet ved planperiodens start. De skal gjennomføre tiltak for 2,8 millioner kr de neste ti årene. De setter av 200 000 kr per år til fondet, fordi de tror det er nok.

Etter ti år har de satt inn 2 000 000 kr og brukt 2 800 000 kr. Differansen er 800 000 kr. Startsfondet var 700 000. Det betyr at fondet går i minus midt i perioden, sannsynligvis rundt år sju når taket skal byttes. Da har styret tre veier ut: spesialinnkreving fra andelseierne, opptak av lån, eller å justere felleskostnadene tidsnok til at fondet bygges opp. Få vil høre noen av delene på en generalforsamling som ikke har blitt forberedt på det.

En realistisk plan har derfor en likviditetsoversikt ved siden av seg som viser hva beløpet på fondet faktisk er hvert år, gitt avsetninger inn og uttak ut. Først der ser styret om planen henger sammen, eller om de undervurderer hva som må til.

Hva som ofte glipper

Flat sats uten kontrollregning er den vanligste feilen. Avsetningen ser ut som en plan, men holder ikke ved første store tiltak.

Ønsketenkning om byggets tilstand er den nest vanligste. Taket holder visstnok i femten år til selv om det er trettifem år gammelt. Det er bedre å være konservativ med år og rikelig med kostnader. Det gir slack i avsetningen, og slack er det eneste som hjelper når en uforutsett kostnad melder seg.

Manglende oppdatering kommer som tredjefeil. Planen er et levende dokument. Hvert år bør gjennomførte tiltak flyttes til ferdig, og nye som har dukket opp legges inn. Planen som ligger urørt i en perm fra 2022 er ikke en plan lenger.

Den fjerde feilen er å skille planen fra driftsbudsjettet. De er to dokumenter, men de hører sammen. Driftsresultatet etter renter er det som finansierer avsetningen. Hvis driftsbudsjettet ikke har rom for det planen krever, må noe gi seg.

Tidsbruk

Første gang du lager en plan fra null, med tiltaksliste og avsetningsberegning, kan du regne med tre til åtte timer fordelt over flere kvelder. Med ferdig mal går det på en til tre timer.

De fleste styrer trenger en runde to. Første utkast viser at tallene ikke går opp, og det krever en samtale på neste styremøte om hva som faktisk er realistisk å forplikte seg til.

Hvis du vil ha det ferdig laget

Bovenn Økonomi inneholder en 10-års vedlikeholdsplan med begge modusene (flat sats og tiltaksliste), avsetningsberegning på begge måtene (enkel og robust), og en likviditetsoversikt som kobler det sammen. Excel-fil med 596 formler, null makroer, avstemt mot Lovdata. Hvis du heller vil lage planen selv etter det du har lest her: det er fullt mulig, og det er en god vei å gå hvis laget er lite og vedlikeholdet oversiktlig.

Se Bovenn Økonomi.