Overlevering til nytt styre: sjekklisten det avtroppende styret bør bruke

Da det nye styret i Lieng borettslag hadde sitt første møte i juni, besto arven av en bærepose med permer, en e-postadresse ingen hadde passordet til, og beskjeden om at «forretningsføreren vet det meste».

To måneder senere kom det et varsel om at forsikringen var sagt opp, og først da viste det seg at det avtroppende styret hadde byttet leverandør i april uten å fortelle det til noen, verken i protokollen eller til forretningsføreren.

Ansvaret følger vervet, ikke papirene

Etter burettslagslova § 8-8 skal styret lede virksomheten i laget i samsvar med lov, vedtekter og vedtak i generalforsamlingen. Ansvaret ligger på det sittende styret fra det øyeblikket det er valgt.

Loven gir verken en frist for overleveringen eller en liste over hva den skal inneholde, og det er antakelig fordi lovgiver har forutsatt at et avtroppende styre selv forstår hva etterfølgeren trenger for å kunne gjøre jobben. Den forutsetter bare at det nye styret er i stand til å oppfylle pliktene sine. Det er en forutsetning som ikke holder hvis papirene ligger i en bod hos forrige kasserer.

En god overlevering til nytt styre i borettslag er derfor ikke høflighet. Det er den praktiske forutsetningen for at ansvaret loven allerede har plassert, faktisk kan bæres.

Noe av det skal finnes uansett

Et borettslag er bokføringspliktig, og bokføringsloven § 13 setter konkrete frister for hvor lenge materialet skal oppbevares i Norge:

• Fem år etter regnskapsårets slutt: årsregnskap, årsberetning, revisjonsberetning, spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering, dokumentasjon av bokførte opplysninger og av balansen, og revisors skriftlige kommunikasjon med styret
• Tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt: avtaler som gjelder virksomheten bortsett fra avtaler av mindre betydning, korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon til en bokført opplysning, utgående pakksedler og prisoversikter

Merk den andre kategorien. Avtaler som gjelder virksomheten er oppbevaringspliktig regnskapsmateriale. Forsikringsavtalen, vaktmesteravtalen og serviceavtalen på heisen er ikke løse papirer det avtroppende styret kan velge å ta med seg.

Forsvinner avtalene i en flytting eller i en opprydding hos et styremedlem som har flyttet fra laget, er konsekvensen mer enn praktisk. Da er en lovpålagt oppbevaringsplikt brutt, og det er laget som er pliktsubjekt.

Sjekklisten

Økonomi

1. Siste tre årsregnskap med revisjonsberetning
2. Inneværende års budsjett og regnskapsstatus per overleveringsdato
3. Oversikt over fellesgjeld: långiver, saldo, rentebinding og avdragsplan
4. Restanseoversikt med status på hver enkelt sak
5. Bankkontoer med kontonummer, og hvem som har disposisjonsrett i dag

Avtaler

6. Forsikringsavtalen med polisenummer, dekning og fornyelsesdato
7. Alle løpende leverandøravtaler med oppsigelsesfrist, som beskrevet i Leverandøravtaler i borettslag
8. Forretningsføreravtale og revisoravtale
9. Eventuelle festeavtaler eller avtaler om fellesanlegg med naboer

Bygningen

10. Vedlikeholdsplanen og hva som faktisk er utført av den
11. Tilstandsrapporter, takstrapporter og FDV-dokumentasjon
12. HMS-dokumentasjonen og brannkontrollene, jf. HMS i borettslag
13. Tegninger, og oversikt over hvor nøkler og hovednøkkelsystem administreres

Formalia

14. Vedtektene i gjeldende versjon, med dato for siste endring
15. Protokoller fra generalforsamlinger de siste tre årene
16. Styreprotokoller for inneværende og forrige periode
17. Andelseierregisteret
18. Pågående saker: klagesaker, byggesaker, tvister, forsikringssaker

Tilganger

19. E-postadressen til styret, med passord byttet ved overleveringen
20. Innlogging til forretningsførerens portal
21. Domene og nettside hvis laget har det
22. Signaturrett og prokura, meldt til Brønnøysund

Punkt 22 er det som glipper

Tilganger er lette å glemme nettopp fordi de ikke ligger i noen perm, og fordi den som har dem sjelden tenker på dem som noe laget eier framfor noe han eller hun personlig har satt opp.

Signaturretten er registrert i Foretaksregisteret, og den følger navngitte personer. Fram til meldingen er sendt og registrert, står den avtroppende styrelederen fortsatt oppført som den som kan forplikte laget. Banken forholder seg til registeret, ikke til protokollen fra generalforsamlingen.

Det praktiske utslaget er at det nye styret ikke får betalt regninger, mens en person som ikke lenger har noe verv, formelt fortsatt kan gjøre det. Meld endringen samme uke.

Skriv en overleveringsprotokoll

Å skrive ned hva som ble overlevert tar tjue minutter, og det løser en type konflikt som ellers er nesten umulig å avgjøre i ettertid fordi begge parter husker møtet ulikt og ingen av dem har noe å vise til.

Protokollen trenger ikke være noe annet enn en datert liste med to signaturer, satt opp i tre kolonner: hva som ble overlevert, hva som mangler og hvem som skaffer det, samt hvilke tilganger som er byttet. Legg den ved den første styreprotokollen.

Verdien viser seg først når noe skurrer et halvår senere. Da er spørsmålet aldri hvem som har skylden, men hva som faktisk fantes den dagen ansvaret skiftet hender, og det spørsmålet er umulig å svare på uten et dokument.

De første tretti dagene

Når overleveringen er gjort, er det fire ting som haster for det nye styret:

Meld signaturrett og styresammensetning til Brønnøysund, siden banken forholder seg til hva som står i registeret og ikke til hva generalforsamlingen protokollerte i juni. Bytt passord på alle tilganger, også de dere tror ingen andre har. Kontroller at forsikringen faktisk løper, og på hvilke vilkår. Gå gjennom restanselisten og ta stilling til hver enkelt sak.

Resten av oppgavene kan vente til dere har fått lest dere opp på vedtektene og satt dere inn i økonomien. Disse fire kan ikke, fordi de alle handler om at laget skal kunne fungere økonomisk og juridisk i mellomtiden.

Hvis du er nyvalgt

Slik tar du over som nytt styremedlem går gjennom selve rollen og ansvaret. Bovenn Styre inneholder overleveringsprotokollen som mal, sammen med årshjul og møtemaler, slik at neste overlevering blir enklere enn den dere nettopp har vært gjennom.